Verfahrensdokumentation

Fast jeder Unternehmer in Deutschland hat hiervon wohl schon gehört. Kaum einer weiß jedoch, was er sich unter einer Verfahrensdokumentation vorzustellen hat, ob er eine haben muss und welchen Nutzen er daraus ziehen kann.
Allerdings macht die Finanzverwaltung jetzt ernst.
Als Unternehmer: in drohen Ihnen hohe Hinzuschätzungen und sogar Bußgelder, wenn Sie im Rahmen einer Kassennachschau und/oder Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorlegen können.

Eine „Schonfrist“ gibt es hier nicht, denn Sie sind verpflichtet, sämtliche rechnungslegungs- sowie steuerlich relevante Prozesse, Kontrollen und organisatorische Abläufe schriftlich zu dokumentieren.

Ihre Pflicht können Sie auch nicht auf Dritte, wie zum Beispiel Ihren Steuerberater übertragen, denn die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme tragen Sie allein als Unternehmer:in! Daher unser dringender Rat: Geben Sie den Betriebsprüfern und damit der Finanzverwaltung keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln.

Inhalt der Verfahrensdokumentation zur GoBD

Eine Verfahrensdokumentation ist keine einmalige Sache. Sie muss ständig aktualisiert und fortgeführt werden. In der Dokumentation müssen alle Datenverarbeitungssysteme enthalten sein, in denen steuerrelevante Informationen erzeugt oder verarbeitet werden. Für jedes System müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens korrekt und vollständig dokumentiert sein.

In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation zur GoBD aus den folgenden Komponenten:

• Allgemeine Beschreibung
• Anwenderdokumentation
• technische Systemdokumentation
• Betriebsdokumentation
• Internes Kontrollsystem (IKS)

In der Allgemeinen Beschreibung machen Sie Angaben zu Ihrem Unternehmen. Dabei gehen Sie auch auf die vorhandenen steuerrelevanten Prozesse und deren Organisation ein.

Die Anwenderdokumentation enthält Organisationsanweisungen zu den verschiedenen geschäftlichen Prozessen in Ihrem Unternehmen sowie Abläufe zur Datenerfassung und die Regeln für die Aufbewahrung sämtlicher Dokumente. Hier sollten zum Beispiel auch Benutzerhandbücher und Schnittstellenbeschreibungen aufgeführt werden.

In der technischen Systemdokumentation wird dokumentiert, welche Hard- und Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Ebenfalls sollten Sie Angaben dazu machen, wie Sie Ihre Daten vor Diebstahl, Untergang und Vernichtung (z.B. durch ein Back-up), vor unberechtigten Zugriff (z.B. durch Verschlüsselung) und vor ungewollten Veränderungen Ihres Datenbestandes schützen.

Weitere wichtige Punkte der technischen Systemdokumentation sind zum Beispiel

• die Datenschnittstelle für die Finanzbehörden,
• das E-Mail- und Dokumentenmanagement,
• der Datenschutz und
• die Datensicherung

Die Betriebsdokumentation beinhaltet Dokumentationen zum IT-Betrieb und zur IT-Sicherheit und auch Notfallpläne bei Ausfall Ihres IT-Systems.

Das interne Kontrollsystem (IKS) dient der Sicherung der Prozessqualität. Hier stellen Sie dar, wie Sie durch regelmäßige und/oder stichprobenartige Kontrollen die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Prozesse gewährleisten und dokumentieren. Dabei beschreiben Sie insbesondere auch die Rollen von beteiligten Mitarbeitern im zu dokumentierenden Prozess, deren Kompetenzen und verschiedenen Verantwortungsbereiche.

Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation zur GoBD

Eine Verfahrensdokumentation muss verständlich sein.

Aus ihr muss hervorgehen

• wie die Belege und Dokumente in Ihrem Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden,
• welche IT-Systeme in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden,
• wer Zugriff auf die Belege und die Daten hat,

Ferner müssen Sie sicherstellen, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis tatsächlich entspricht. Auch die jeweils eingesetzten Programmversionen müssen sich in ihr wiederfinden. Änderungen am System oder am Verfahren müssen Sie lückenlos dokumentieren. Alle Versionen der Verfahrensdokumentation sind stets aufzubewahren.
Und zwar für den Zeitraum der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie werden bzw. wurden viele Unternehmen mit behördlichen Auflagen konfrontiert und können bzw. konnten deshalb nicht wie gewohnt ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen. Durch die umfangreichen Einschränkungen kommt es natürlich zu Abweichungen im gesamten Betriebsablauf. Deshalb ist es empfehlenswert, Besonderheiten wie zum Beispiel den Lock-Down, Teilbetriebsschließungen, Quarantänesituationen oder Zeiten der Kurzarbeit möglichst detailliert zu dokumentieren.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Nachschauen führen diese „Besonderheiten“ zwangsläufig zu „Auffälligkeiten“ und entsprechenden Nachfragen. Ob eine Aufklärung dann noch nach Jahren gelingt, erscheint zumindest aufgrund der ständigen Veränderungen fraglich. Wann galten welche Auflagen und welche Auswirkungen hatten diese konkret auf den betroffenen Betrieb?
Die freiwillige Anfertigung einer "Corona-Dokumentation" kann später dabei helfen, Sachverhalte aufzuklären, das Schätzungsrisiko zu minimieren oder Kalkulationsdifferenzen zu verringern. 

Auf der Website des Zentralverbandes des deutschen Handwerks (ZDH) finden Sie eine Muster-Corona-Dokumentation zum Download.

Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur Belegablage regelt und dokumentiert Ihre betrieblichen Prozesse bezüglich der geordneten Ablage von Belegen und dient gleichzeitig der Beweiskraft.

Insbesondere wird in einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf die folgenden Dinge eingegangen:

• Organisation des Belegeingangs:
  Welche Belegarten gehen auf welchen Wegen im Betrieb ein?
  Wer bearbeitet welche eingehenden Belege?
  Wie und von wem werden die Belege identifiziert und geprüft (inhaltliche Prüfung, Prüfung hinsichtlich formaler Anforderungen, bspw. für den Vorsteuerabzug)?
• Wie stellt das Unternehmen die Vollständigkeit der Belege sicher?
• Wer darf auf die Belege zugreifen?
• Wo werden die Belege abgelegt?
• Wer darf Belege am Ablageort hinzufügen?
• Welches Ordnungssystem nutzt das Unternehmen für die Belege?
• Wie schützt der Betrieb die Belege vor unberechtigten Zugriff und vor Verlust?
• Organisation der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei:
  In welchen Rhythmen erhält das Steuerberatungsbüro die Belege zur weiteren Bearbeitung?
  Auf welchem Weg erhält der Steuerberater die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass die vorgenannten Punkte allen Prozessbeteiligten bekannt sind und von denen bei Zuständigkeit eingehalten werden?

Eine Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage finden Sie auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (kurz: AWV e.V.) zum kostenlosen Download.

Verfahrensdokumentation zur Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist insbesondere in bargeldintensiven Betrieben von existenzieller Bedeutung. Deshalb empfiehlt sich auch für diesen Bereich eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die fahrlässige oder gar vorsätzliche Fehler verhindert. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können dem Betriebsprüfer zeigen, wie sehr Sie sich bemühen, Ihre Kasse ordnungsgemäß zu führen.

In einer Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung werden die internen Abläufe und Schutzmaßnahmen aufgeführt, die im Zusammenhang mit der Kasse zur Anwendung kommen. Hierzu gehört u.a. eine eindeutige Anweisung, aus der der Umgang mit der Kasse und dem Bargeld klar hervorgeht.

Eine Vorlage dazu finden Sie beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA). Diese stellt ein Muster auf seiner Website die DFKA-Musterverfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung kostenlos zum Download zur Verfügung.

Konsequenzen fehlerhafter oder unvollständiger Verfahrensdokumentation

Wenn es in Ihrem Betrieb keine vollständigen schriftlichen, sondern nur lückenhafte Aufzeichnungen oder gar mündliche Anweisungen gibt, kann ein Prüfer des Finanzamts keinen Einblick in die steuerrelevanten Prozesse Ihres Unternehmens nehmen. Damit verstoßen Sie gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Fehlt eine Verfahrensdokumentation komplett, verstoßen Sie ebenfalls gegen die GoBD.

Verfahrensdokumentation selbst erstellen

Insbesondere angesichts der Gefahr einer unangekündigten Kassennachschau sollten Sie immer auf eine Verfahrensdokumentation zurückgreifen können.

Da der Gesetzgeber keine Detailangaben zum Inhalt vorschreibt, können Sie diese auch in Form eines Handbuchs für die technischen und organisatorischen Prozesse in Ihrem Unternehmen erstellen. Dadurch lassen sich die Abläufe und technischen Einrichtungen für Betriebsprüfer transparent machen und dienen darüber hinaus auch neuen Mitarbeitern als Orientierung.

Verfahrensdokumentation durch uns erstellen lassen

Wie oben dargestellt, ist eine Verfahrensdokumentation extrem wichtig für Ihren Betrieb. Daher bieten wir Ihnen auch hierbei unsere Unterstützung an. Nutzen Sie unser Wissen! Ein Alleingang kann zwar ebenfalls funktionieren – unterschätzen Sie hier aber auf keinen Fall den Aufwand, der je nach Komplexität Ihres Unternehmens auf Sie zukommt.

Beauftragen Sie uns mit der Erstellung, tragen wir gemeinsam mit Ihnen die benötigten Daten und Informationen zusammen, um auf dieser Basis die Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein laufender Prozess. Denn für jeden Veranlagungszeitraum muss eine separate, jeweils gültige Verfahrensdokumentation, erstellt werden. Der jährliche Aufwand dafür ist allerdings meist gering. Denn nur Änderungen von Prozessen und Strukturen müssen aufgelistet werden.

Warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema „Verfahrensdokumentation“ für Ihr Unternehmen entwickeln können.