Eine qualifizierte Lohnbuchhaltung ist ein wichtiger Baustein zum Erfolg Ihres Unternehmens. Wir haben uns auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert und verfügen über ein breites Fachwissen, auch in Spezialbereichen wie zum Beispiel der Gastronomie.
Wenn Sie ein Freund von Digitalisierung sind und Ihren Mitarbeitern die Gehalts- sowie Lohnabrechnungen digital zu Verfügung stellen möchten, haben wir die optimale Lösung für Sie!
Wir arbeiten mit dem von DATEV entwickelten Mitarbeiterportal "Arbeitnehmer online". Dieses Portal ermöglicht die Bereitstellung sämtlicher Abrechnungen sowie anderer wichtiger Unterlagen wie z.B. Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsmeldungen. Die Funktionsweise ist dabei sehr simpel. Ihre Mitarbeiter registrieren sich und nach Erhalt der Zugangsdaten kann das Portal genutzt werden. Dem Mitarbeiter stehen sämtliche Unterlagen jederzeit zur Verfügung und sie können von überall aus online abgerufen werden. Und das Gute ist, die Unterlagen werden 10 Jahre gespeichert. Sagen Sie dem Papierkram adé und probieren Sie es aus.
Nehmen Sie gerne unser unverbindliches Angebot zu einem kostenlosen Erstgespräch in Anspruch.
Herr Steuerberater Ralph Steinberg und sein Team sind jederzeit für Sie da und beraten Sie gerne in allen steuerlichen Fragen. Kontaktieren Sie uns einfach! Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unseren Standorten in Gelsenkirchen und Gladbeck, sowie digital auch deutschlandweit.
Aufgrund geringer Gewinnspannen ist es in vielen Branchen besonders schwierig, die eigenen Mitarbeiter dauerhaft attraktiv zu entlohnen. Jedoch gibt es eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten, eine Lohnerhöhung zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Arbeitgeber durchzuführen.
Berechnen Sie mit unserem Gehaltsrechner selbst, was z.B. bei einer Lohnerhöhung von 100,00 € brutto bei Ihrem Mitarbeiter netto ankommt und welche Kosten für Sie als Arbeitgeber dadurch entstehen.
Dabei bieten insbesondere steuerfreie Zuwendungen attraktive Möglichkeiten, Mitarbeitern zusätzliche Vorteile zum Lohn zukommen zu lassen. Und zwar solche, die nicht von Steuern und von Sozialbeiträgen aufgezehrt werden. So werden Sie als Arbeitgeber attraktiver und bieten Ihren Mitarbeitern mehr finanzielle Flexibilität und vor allem mehr Wert! So können Sie auf Dauer Ihre Mitarbeiter motivieren und diese durch gezielte finanzielle Anreize weiterhin von Ihrem Unternehmen überzeugen.
Als branchenspezialisierte Steuerberatungskanzlei kennen wir alle Möglichkeiten steuerfreier Zuwendungen in Ihrer Branche. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch alle Möglichkeiten einer Lohnoptimierung auf, durch die Sie sich als Arbeitgeber bei Ihren Mitarbeitern wertvoller machen und von der Konkurrenz abheben, ohne gleich Ihre Personalkosten in die Höhe zu treiben. Die Möglichkeiten sind dabei nicht gerade vielfältig. Aber es gibt sie, und Sie sollten Sie nutzen!
Zentraler Bestandteil der Nettolohnoptimierung ist grundsätzlich die gezielte Ausnutzung bestimmter steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Gestaltungsspielräume. Die optimale Umsetzung muss dabei individuell auf jedes Unternehmen sowie auch auf die bestehenden Arbeitsverträge mit den jeweiligen Mitarbeitern abgestimmt werden.
Im ersten Schritt ist hierzu daher erst einmal eine Analyse der aktuellen Lohn- und Gehaltskosten nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten notwendig. Diese Aufnahme des IST-Zustandes ist zwingend notwendig für die Entscheidung, welche Gehaltsbausteine überhaupt in Frage kommen. Neben der Frage nach den tatsächlichen Möglichkeiten aufgrund der gesetzlichen Vorschriften wird in dieser Phase zusammen mit Ihnen als Arbeitgeber auch ermittelt, in welchem Umfang Sie eine Nettolohnoptimierung überhaupt nutzen wollen.
Sobald der grundsätzliche Rahmen und die geeigneten Lohnbausteine für eine Nettolohnoptimierung ermittelt sind, ist im nächsten Schritt eine individuelle Prüfung notwendig, welche dieser Bausteine für einzelne Mitarbeiter überhaupt in Frage kommen.
Liegen alle Antworten und Eckdaten vor, ermitteln wir für Sie die Möglichkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter und errechnen dabei auch die finanziellen Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.
Nachfolgend haben wir einige Lohnbausteine exemplarisch aufgeführt, die entweder nur sehr gering oder gar nicht besteuert werden. Diese müssen in der Regel zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt werden.
Beim sogenannten „Jobticket“ handelt es sich um eine Monats- oder Jahreskarte für den öffentlichen Nahverkehr, die vom Arbeitgeber vergünstigt oder kostenfrei zur Verfügung gestellt wird. Der Vertrag mit dem Verkehrsunternehmen wird vom Arbeitgeber geschlossen und dieser trägt sämtliche Kosten. Eine Anerkennung als Sachbezug erfolgt bei der monatlichen Ausgabe des Tickets, d.h. es muss auch tatsächlich ein Ticket gekauft und genutzt werden und es genügt nicht die alleinige Abrechnung eines solchen Bezuges in der Gehaltsabrechnung.
Die Gestellung eines Firmenwagens durch den Arbeitgeber, der vom Arbeitnehmer sowohl für berufliche als auch die private Zwecke genutzt werden darf, ist schon beinahe ein Klassiker. Bei der Nutzung des Fahrzeuges ausschließlich zu beruflichen Zwecken, fällt keine Steuer an. Wird das Fahrzeug jedoch auch privat genutzt, so werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge fällig. Gleichwohl spart der Mitarbeiter sich so aber auch den Unterhalt und die Anschaffung eines privaten Pkw, was finanziell eine starke Entlastung bedeuten kann.
Wer seinen Mitarbeitern ein Dienstrad spendiert, das sie auch privat nutzen dürfen, macht sich beliebt. Der geldwerte Vorteil daraus ist nämlich bis 2030 steuerfrei.
Ob Mountainbike, Tourenrad oder E-Bike, wenn der Chef das Firmenfahrrad zahlt, bleibt ein geldwerter Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei. Arbeitgeber können selbst ihren Minijobbern – zusätzlich zum Arbeitslohn – ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen, ohne dass die Minijob-Grenze in Gefahr gerät. Gerade Geringverdiener, die meist keine, oder nur kleine Gehaltsextras erhalten, kann das motivieren.
Es ist aber auch möglich, dass der Arbeitgeber und die Mitarbeiter sich die Kosten teilen. Per Entgeltumwandlung verzichten die Mitarbeiter dann auf einen Teil des Bruttogehalts und dürfen das Dienstrad dann uneingeschränkt privat nutzen. Ein geldwerter Vorteil ist jedoch nicht mehr steuerfrei. Die Bemessungsgrundlage zur Berechnung des geldwerten Vorteils des neuen Firmenrads beträgt seit 2020 nur noch ein auf volle hundert Euro abgerundetes Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung.
Siehe dazu das nachfolgende Beispiel:
Übereignet der Arbeitgeber seinen Beschäftigten das Dienstrad unentgeltlich oder verbilligt, dann sind nur 25 Prozent Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer fällig. Wenn der Arbeitgeber auch noch die Pauschalsteuer übernimmt, bleibt der geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.
Ebenfalls beliebt und bei größeren Unternehmen auch häufig eine Art „Standard“ sind Essensmarken/-schecks. Der Arbeitgeber kann die Kosten für die Verpflegung des Arbeitnehmers beitragsfrei und pauschalbesteuert übernehmen. Der Wert einer Mahlzeit orientiert sich dabei am jeweils gültigen aktuellen Sachbezugswert in Höhe von 3,23€ (2018) und 3,30€ (2019). Der Arbeitgeber kann diesen Betrag pro Arbeitstag noch um 3,10€ aufstocken. Inzwischen ermöglichen digitale Essensmarken auch flexible Mahlzeiten ohne feste Akzeptanzpartner und erzeugen dadurch einen weiteren positiven Effekt bei der Mitarbeiterbindung.
Dieser Lohnbestandteil hat in den letzten Jahren stetig an Bedeutung gewonnen und wird auch aufgrund der neuesten gesetzlichen Anpassungen noch stärker in die Nettolohnoptimierung einfließen. Inhaltlich werden im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge aus dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers bestimmt Beträge umgewandelt und in seine Altersvorsorge investiert. Dadurch sinkt die Steuerbelastung des Arbeitnehmers und außerdem werden die Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber reduziert.
In Unternehmen sind Krankheitsausfälle der Mitarbeiter nicht selten und regelmäßig auch eine erhöhte Herausforderung um dann mit reduzierter Belegschaft die Wünsche der Kunden weiterhin erfüllen zu können. Rückenprobleme sind dabei in der heutigen Arbeitswelt bei vielen Bürojobs die häufigste Ursache für krankheitsbedingte Ausfälle. Entsprechend liegt es auch im Interesse der Arbeitgeber die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Der Arbeitgeber kann dafür Kurse zur Verbesserung des Gesundheitszustandes mit jährlich 600 € steuer- und beitragsfrei unterstützen.
Auch dieser Lohnbestandteil ist schon viele Jahre im Einsatz und ist meist eines der ersten Mittel um das Entgelt eines Mitarbeiters zu optimieren. Im Zusammenhang mit dem Weg zu Arbeit können bis zu 0,30€/km und Tag beitragsfrei und pauschalversteuert gewährt werden. Die aktuell gültigen Kilometerpauschalen ändern sich häufiger. Daher sollten Sie die jeweils gültigen Werte bei uns erfragen.
Wenn der Arbeitnehmer die Strecke mit dem öffentlichen Nahverkehr zurücklegt, ist sogar eine volle Kostenerstattung möglich.
Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge können zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt werden und sind innerhalb gesetzlich festgelegter Grenzen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei. Dabei ist zu beachten: Es muss ein Nachweis über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter geführt werden.
Bei Mitarbeitern, die Bargeld kassieren (also z.B. im Service oder Verkauf) kann zusätzlich zum Bruttolohn eine sog. Fehlgeldentschädigung von bis zu 16 € pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden.
Eine Erholungsbeihilfe pro Mitarbeiter und Jahr von maximal 156 € ist möglich. Ist der Mitarbeiter verheiratet, kommen noch einmal 104 € dazu, für jedes Kind weitere 52 €. Bei einem verheirateten Mitarbeiter mit 2 Kindern sind das immerhin insgesamt 364 €.
Erholungsbeihilfe wird steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt. Allerdings ist der Betrag mit 25% Pauschalsteuer und Solidaritätszuschlag durch den Arbeitgeber zu versteuern.
Dabei ist zu beachten: Die jährlichen Höchstbeträge von 156 € für den einzelnen Arbeitnehmer, 104 € für dessen Ehegatten und 52 € für jedes Kind dürfen keinesfalls überschritten werden. Außerdem muss die Beihilfe zeitnah zum genommenen Urlaub ausgezahlt werden.
Sogar Minijobbern kann die Erholungsbeihilfe gezahlt werden.
Dem Mitarbeiter können steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu 50 € pro Monat in Form von Sachbezügen gewährt werden. Wichtig ist, dass diese Sachbezüge zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, das heißt:
Zu den begünstigten Sachbezügen zählen beispielsweise
Aber Achtung, denn zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen oder geldähnliche Guthaben wie Prepaid-Kreditkarten und andere auf einen Geldbetrag lautende Vorteile, zählen nicht zu den steuerfreien Sachbezügen.
Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, sind ebenfalls begünstigt. Aber Vorsicht: Seit dem 1. Januar 2022 gelten verschärfte Regelungen, denn solche Gutscheine und Geldkarten müssen die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.
Waren aus dem eigenen Bestand wie z.B. Getränke oder Lebensmittel können bis zu einem Wert von derzeit rund 1.000 € jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Lohn gewährt werden. Zu veranschlagen sind dabei die Verkaufspreise abzgl. eines Rabatts von 4%. Außerdem gilt auch hier die Dokumentationspflicht im Hinblick auf die Betriebsprüfung.
Die Nutzungsüberlassung eines betrieblichen Handys, Smartphones oder Tablet-Computers und die Übernahme aller laufenden Kosten dafür ist steuer- und sozialversicherungsfrei.
Voraussetzung ist, dass das Gerät und der Vertrag zum Betriebsvermögen gehören und über den Betrieb abgerechnet werden.
Ein Zuschuss zu den Kosten der Kinderbetreuung für noch nicht schulpflichtige Kinder in Kindergärten, bei Tagesmüttern, in Krippen und ähnlichen Einrichtungen ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch hier ist die Dokumentationspflicht zu beachten.
Wer seinen Mitarbeitern zwischendurch noch etwas Gutes tun will, kann Geschenke zu besonderen, persönlichen Anlässen machen. Diese Geschenke gelten ebenfalls als steuer- und sozialabgabenfreie Sachzuwendungen.
Solche Geschenke sind aber nur dann steuerfrei, wenn sie die Freigrenze in Höhe von 60 Euro pro Anlass (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Bei Überschreitung der Freigrenze wird das komplette Geschenk steuerpflichtig.
Diese 60,00 Euro (und keinen Cent mehr) können Sie in jedem Falle steuer- und sozialabgabenfrei in ein Geschenk für jeden Ihrer Mitarbeiter verwandeln.
Dann wird es schon schwieriger. Geschenke zu gesetzlichen Feiertagen (z.B. Weihnachten, Ostern) sowie Firmenjubiläen gehören nicht zu den persönlichen Anlässen! Diese folgenden Anlässe werden aber meist akzeptiert:
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Berechnen Sie mit diesem praktischen Brutto-Netto-Rechner wie sich z. B. Gehaltsveränderungen von Mitarbeitern auf Ihre Kosten auswirken.
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